Trong quá hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp thường sẽ thành lập văn phòng đại diện để mở rộng và phát triển thị trường. Vậy Văn phòng đại diện của công ty là gì, thành lập như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Văn phòng đại diện là gì?
Pháp luật Việt Nam có định nghĩa về văn phòng đại diện như sau: Văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của công ty và bảo vệ các lợi ích đó theo quy định tại Luật Doanh Nghiệp điều 45.
Văn phòng đại diện sẽ được chia thành 02 nhóm:
(i) văn phòng đại diện cho doanh nghiệp có hiện diện thương mại tại Việt Nam
(ii) văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài, tức là doanh nghiệp không có hiện diện thương mại tại Việt Nam. Trong bài viết này, chúng tôi chỉ giải đáp về các vấn đề về văn phòng đại diện của doanh nghiệp có hiện diện tại Việt Nam.
Đặc điểm của văn phòng đại diện
Tên văn phòng đại diện
Tên của văn phòng đại diện được quy định tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020: tên văn phòng đại diện phải viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu, đồng thời phải bao gồm tên doanh nghiệp (không được kèm cụm “công ty” hoặc “doanh nghiệp”) kèm cụm từ “Văn phòng đại diện”. Ngoài ra, tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện và được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành. Văn phòng đại diện của công ty có thể đăng ký tên bằng tên tiếng Việt, tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Tên bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Tên viết tắt được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài.
Văn phòng đại diện có nhiệm vụ gì?
Chức năng của văn phòng đại diện khá đơn giản chỉ phục vụ mục đích chính là:
– Nhiệm vụ làm vai trò văn phòng liên lạc giữa doanh nghiệp với khách hàng;
– Thực hiện hoạt động tìm hiểu thị trường kinh doanh, hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc đánh giá thị trường, xúc tiến hoạt động kinh doanh.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty
Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ thành lập văn phòng đại diện:
- Gồm 02 bản Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu phô tô công chứng không quá 03 tháng của người đứng đầu văn phòng đại diện (giám đốc văn phòng đại diện).
Bước 2: Chuẩn bị thông tin thành lập văn phòng đại diện:
- Tên doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, Tên văn phòng đại diện doanh nghiệp dự định thành lập, tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp đồng thời kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với đăng ký thành lập văn phòng đại diện;
- Địa chỉ dự định đặt văn phòng đại diện.
- Ngành nghề kinh doanh đăng ký của văn phòng đại diện là: Giao dịch và tiếp thị.
Bước 3: Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện:
- Biên bản họp của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, biên bản họp của của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;
- Quyết định của Hội đồng quản trị hoặc Hội đồng thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện;
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện của giám đốc doanh nghiệp.
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp.
Bước 4: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại cơ quan đăng ký kinh doanh và chờ nhận kết quả.
Doanh nghiệp tự mình nộp hoặc thuê dịch vụ nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại cơ quan đăng ký kinh doanh trực thuộc tỉnh/ thành phố dự định mở văn phòng đại diện hoặc đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty qua mạng điện tử trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Một số thắc mắc về văn phòng đại diện của doanh nghiệp
Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?
Tư cách pháp nhân của văn phòng đại diện được quy định tại Điều 84 Bộ luật dân sự năm 2015:
“1. Chi nhánh, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của pháp nhân, không phải là pháp nhân.
Như vậy, Văn phòng đại diện của công ty không có tư cách pháp nhân.
Văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài không?
Văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài không còn phụ thuộc vào chức năng của nó:
- Nếu các văn phòng đại diện KHÔNG có chức năng kinh doanh mà chỉ có chức năng thay mặt công ty giao dịch với khách hàng mà thì không phải nộp lệ phí môn bài.
- Còn lại, trong trường hợp văn phòng đại diện của doanh nghiệp CÓ hoạt động kinh doanh; sản xuất hàng hóa, dịch vụ thì phải nộp lệ phí môn bài.
Một doanh nghiệp thành lập nhiều văn phòng đại diện được không?
Theo Điều 45 khoản 1 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài, doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính. Việc thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam phải tuân theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn có liên quan, còn lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thì thực hiện theo quy định của pháp luật nước nơi đặt văn phòng đại diện.
Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest
- Bài viết trong lĩnh vực pháp luật được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
- Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
- Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật:1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn.
