Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa chỉ liên lạc chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên hiện nay việc lựa chọn một địa điểm phù hợp để đặt trụ sở chính là một vấn đề khá nan giải đối với nhiều cá nhân tổ chức đang trên đà thành lập doanh nghiệp. Vậy trụ sở công ty được quy định như thế nào? Một số lưu ý khi lựa chọn một địa điểm phù hợp?
Trụ sở công ty
Trụ sở chính của doanh nghiệp
Dựa trên quy định tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì có thể hiểu trụ sở chính của doanh nghiệp chính là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính (4 cấp đơn vị hành chính) ; bao gồm cả số điện thoại, số fax và thư điện tử nếu có.
Ví dụ như: Địa chỉ công ty Kế toán Anpha ở TP. HCM: 202 Lê Lai, Phường Bến Thành, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh.
Xem thêm: Văn phòng đại diện
Quyền sử dụng hợp pháp địa chỉ công ty
Để địa chỉ công ty hợp pháp theo quy định của pháp luật thì trụ sở chính của doanh nghiệp phải có địa chỉ đảm bảo tính chính xác, rõ ràng và phải thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp. Theo đó quyền sử dụng hợp pháp địa chỉ công ty được quy định như sau:
- Phải có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà hoặc hợp đồng thuê đất giữa doanh nghiệp và công ty hạ tầng, quyết định giao đất, cho thuê đất của CQNN hoặc một trong các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu khi nhà, quyền sử dụng đất, nhà xưởng do doanh nghiệp mua, tự xây dựng.
- Nhà, quyền sử dụng đất, nhà xưởng do công ty thuê thì phải có hợp đồng thuê và các tài liệu chứng minh quyền cho thuê hợp pháp của bên cho thuê. Theo đó, đất thổ cư phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp của bên cho thuê. Đất dự án, nhà xưởng phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp của bên thuê và có chức năng cho thuê lại.
Một số lưu ý để lựa chọn trụ sở chính doanh nghiệp phù hợp
Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh thì việc lựa chọn một nơi để đạt trụ sở chính sao cho phù hợp là một điều vô cùng quan trọng, theo đó có một số lưu ý khi lựa chọn địa điểm như sau :
Dựa trên quy định tại Điều 3, 6 Luật nhà ở 2014 và Công văn số 2544/BXD-QLN của Bộ xây dựng thì doanh nghiệp không được phép đặt địa chỉ tại chung cư hay nhà tập thể
Trụ sở doanh nghiệp phải có địa chỉ rõ ràng, chính xác bao gồm số nhà, tên đường, phường (xã), quận (huyện), thành phố trực thuộc trung ương (tỉnh). Theo đó, Số nhà không nằm trong tình trạng tranh chấp chủ quyền.
Kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thì trong thời hạn 15 ngày doanh nghiệp phải thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh về thời gian mở cửa tại trụ sở chính.
Khi cơ quan nhà nước muốn liên hệ với doanh nghiệp thì công văn luôn được gửi trực tiếp đến địa chỉ của trụ sở chính. Vì vậy, để đảm bảo công văn không bị thất lạc gây ảnh hưởng đến cơ quan nhà nước thì trụ sở chính của doanh nghiệp phải được đăng ký rõ ràng, cụ thể.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn trụ sở tại nhà riêng đáp ứng điều kiện nêu trên và lập địa điểm kinh doanh tại nơi thực sự kinh doanh để tiện cho việc kê khai thuế và nhận thông báo thuế. Đồng thời doanh nghiệp sẽ không phải di chuyển trụ sở khi muốn đổi địa bàn kinh doanh mà chỉ đổi địa chỉ địa Điểm kinh doanh.
Việc đặt trụ sở chính sẽ chịu ảnh hưởng từ một số ngành nghề doanh nghiệp dự kiến kinh doanh. Ví dụ, trong trường hợp doanh nghiệp kinh doanh những ngành nghề sản xuất, chế biến, nuôi trồng… thì doanh nghiệp không được đặt trụ sở chính tại khu dân cư, trung tâm thành phố mà chỉ được đặt ở các vùng lân cận, xa khu dân cư. Điều này góp phần làm hạn chế ảnh hưởng trực tiếp từ hoạt động sản xuất đến cuộc sống sinh hoạt của người dân.
Xem thêm: Địa chỉ trụ sở công ty được quy định thế nào
Thủ tục thay đổi trụ sở công ty
Khi muốn tiến hành thay đổi trụ sở công ty thì doanh nghiệp có thể thực hiện các trình tự thủ tục và hồ sơ theo ba bước sau đây:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi trụ sở công ty
+ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
+ Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài).
+ Địa chỉ mới mà công ty sẽ chuyển đến.
Bước 2: Hoàn thiện hồ sơ thay đổi trụ sở công ty
Soạn đúng nội dung yêu cầu và biểu mẫu hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty theo quy định của cơ quan đăng ký kinh doanh sở tại.
Bước 3: Ký hồ sơ, nộp hồ sơ và nhận kết quả thay đổi địa chỉ trụ sở công ty
Hồ sơ thay đổi trụ sở công ty bao gồm:
- Thông báo về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp của người đại diện theo pháp luật
- Biên bản họp về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp (nếu đó là công ty cổ phần, công ty TNHH hai thành viên trở lên)
- Quyết định của Chủ tịch Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp
- Điều lệ công ty
Ngoài các bước nêu trên, nếu thực hiện thay đổi địa chỉ công ty khác quận, huyện hoặc khác tỉnh, thành phố thì bạn cần phải làm thủ tục chốt thuế. Theo đó Thủ tục chốt thuế là việc thông báo lên cơ quan thuế về việc sẽ chuyển địa chỉ công ty. Cơ quan thuế sẽ rà soát hồ sơ thuế và thông báo về các nghĩa vụ thuế phải nộp. Để tiến hành chuyển trụ sở doanh nghiệp phải thực hiện xong các nghĩa vụ về thuế trước.
Để đảm bảo việc chuyển trụ sở được diễn ra thuận lợi đồng thời tránh những rủi ro phát sinh thì trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính thì doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm
Có hai trường hợp xảy ra:
+ Trường hợp chuyển địa chỉ trụ sở chính đến địa điểm khác trong phạm vi cùng tỉnh, thành phố: Doanh nghiệp tiến hành soạn đầy đủ hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở và gửi đến Cơ quan đăng ký. Sau 5 ngày làm việc, Cơ quan đăng ký sẽ cấp Giấy phép kinh doanh mới và doanh nghiệp hoàn toàn được chuyển về trụ sở mới;
+ Trường hợp chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp sang tỉnh, thành phố khác: Doanh nghiệp tiến hành soạn đầy đủ hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở và gửi đến Cơ quan đăng ký nơi đặt trụ sở mới. Sau 5 ngày làm việc, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy phép kinh doanh mới, sau đó gửi bản sao Giấy này đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi trước đây doanh nghiệp đã tiến hành đăng ký.
Như vậy, việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty sẽ không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp.
Xem thêm: Mở công ty
Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest
- Bài viết trong lĩnh vực nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
- Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
- Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn.
