Chủ Nhật, Tháng Mười Một 27, 2022
Google search engine
HomeDoanh nghiệpKiến thức về doanh nghiệpTrợ lý tổng giám đốc làm những công việc gì?

Trợ lý tổng giám đốc làm những công việc gì?

Trợ lý tổng giám đốc là một trong những vị trí quan trọng đối với bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào. Đây là người sẽ sát cánh, hỗ trợ Tổng giám đốc hoàn thành công việc một cách hiệu quả và nhanh chóng nhất. Vậy Trợ lý tổng giám đốc là gì? Hãy cùng công ty Luật TNHH Everest tìm hiểu ngay sau đây. 

Trợ lý tổng giám đốc là gì?

Trợ lý tổng giám đốc là một trong những vị trí được quan tâm khá nhiều trong các công ty. Theo đó, trợ lý tổng giám đốc (Assistant general manager) được hiểu là người đồng hành cùng Tổng giám đốc trong công việc và có thể coi là một thư lý cấp cao, là người hỗ trợ sắp xếp, đảm bảo các công việc thường ngày của tổng giám đốc được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả nhất. Và trợ lý tổng giám được sẽ được ủy thác giao nhiệm vụ quản lý nhất định. Tổng giám đốc có thể ủy thác dựa trên nhu cầu cá nhân hoặc chính sách của công ty, thông thường Trợ lý tổng giám đốc chịu trách nhiệm như tạo lịch trình, hỗ trợ các hoạt động hàng ngày của Tổng giám đốc,… Vì được coi là một trợ thủ đắc lực của giám đốc nên Trợ lý tổng giám đốc cũng cần hội tụ nhiều yếu tố như kỹ năng mềm và kiến thức nghề nghiệp, kinh nghiệm.

Trợ lý tổng giám đốc
Trợ lý tổng giám đốc

Xem thêm: Tổng giám đốc

Mô tả công việc của trợ lý tổng giám đốc

Là vị trí rất thân cận với tổng giám đốc nên những công việc mà trợ lý tổng giám đốc đảm nhiệm thường sẽ có sự khác biệt với các vị trí khác trong công ty. Theo đó về cơ bản, Trợ lý Tổng Giám đốc sẽ phải cùng lúc thực hiện song song hai nhiệm vụ là hành chính và chuyên môn.

  • Về các công việc hành chính:

– Trực và trả lời điện thoại, tin nhắn, email của các bên liên quan gửi đến;

– Quản lý các loại tài liệu quan trọng của công ty bao gồm cả tài liệu điện tử và giấy tờ;

– Ở những công ty nhỏ, hầu hết Trợ lý tổng giám đốc đều kiêm luôn công việc tuyển nhân sự như đăng tin tuyển dụng, sàng lọc CV của các ứng viên và tiến hành phỏng vấn trực tiếp hoặc qua điện thoại.

– Lên kế hoạch làm việc hàng tuần hoặc hàng tháng như Sắp xếp lịch trình cho Tổng giám đốc, lên kế hoạch các cuộc họp vào hội nghị; Xây dựng hành trình và lịch trình bao gồm đặt vé máy bay, sắp xếp phương tiện và đặt chỗ ở.

– Tiến hành triển khai và ghi nhận các công việc của cấp trên xuống các phòng ban bên dưới.

– Tạo lập ngân sách cho các phòng ban và duy trì nguồn ngân sách trong cả năm để đảm bảo không bị bội chi.

– Phụ trách các công việc hành chính khác.

Công việc của trợ lý tổng giám đốc
Công việc của trợ lý tổng giám đốc
  • Công việc về chuyên môn:

– Tổ chức và thực hiện các chương trình đào tạo hoặc trực tiếp đào tạo nhân viên mới. Đồng thời, đánh giá hiệu suất nhân viên và hướng dẫn họ khi cần thiết. Để đảm bảo hoàn thành dự án Trợ lý Tổng giám đốc có nhiệm vụ phân chia công việc cho nhân viên.

– Tham gia vào các cuộc họp có tính chất chuyên môn sâu liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty.

– Cùng với Tổng Giám đốc tham gia thực hiện các chiến lược mục tiêu trong sản xuất, kinh doanh.

– Phổ biến các kế hoạch, chiến lược làm việc mới (nếu có) tới các nhân viên.

– Thay mặt cho một bộ phận hoặc toàn bộ công ty khi hợp tác với đối tác khác để thực hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp.

– Ngoài ra, trợ lý Tổng giám đốc cần có trình độ chuyên môn và hiểu biết về kinh doanh, đặc biệt khi tiến hành nghiên cứu, lập báo cáo, xử lý các tình huống phức tạp, đàm phán với khách hàng và dự đoán nhu cầu kinh doanh.

– Duy trì các hoạt động hàng ngày và đưa ra các đề xuất cải tiến quy trình khi cần thiết.

Như vậy, tùy theo yêu cầu của từng tổ chức, doanh nghiệp và quy mô công ty mà người Trợ lý Tổng Giám đốc sẽ phải thực hiện những công việc khác nhau.

Xem thêm: Trợ lý tổng giám đốc

Vai trò của trợ lý tổng giám đốc

Nhiệm vụ của trợ lý tổng giám đốc

Có thể nói trợ lý tổng giám đốc là một nhân sự cấp cao trong bộ máy tổ chức của công ty. Những người này đóng một phần công sức không nhỏ giúp và hỗ trợ Tổng giám đốc hoàn thành tốt những công việc của mình. Theo đó, trợ lý tổng giám đốc sẽ tiếp nhận những kế hoạch từ CEO và cố vấn, tham mưu giúp tổng giám đốc thực hiện những nhiệm vụ một cách tối ưu và đem lại hiệu quả cao nhất.

Vai trò của trợ lý tổng giám đốc
Vai trò của trợ lý tổng giám đốc

Với tính chất và quy mô của các doanh nghiệp như hiện nay thì vị trí này không còn chỉ thực hiện những nhiệm vụ đơn giản liên quan đến việc sắp xếp lịch trình hàng ngày cho Tổng giám đốc mà đòi hỏi họ phải nắm bắt được tốc độ phát triển của xã hội và trang bị cho mình những kiến thức cần có để thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến chuyên môn.

– Thực hiện công việc hỗ trợ, giám sát, quản lý theo yêu cầu của Tổng Giám đốc.

– Ghi nhận, triển khai các chỉ đạo từ cấp trên.

– Trợ lý tổng giám đốc xác định mục tiêu cụ thể, lập kế hoạch hoạt động cho phòng ban. Ngoài ra báo cáo với Giám đốc điều hành CEO để điều phối, giám sát hoạt động hàng ngày của công t

– Lập báo cáo theo định kỳ cho Giám đốc/phòng ban khác.

– Theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu công việc của công ty, các công tác liên quan đến nhân sự, hỗ trợ lập ngân sách và giám sát nguồn ngân sách này.

– Thay mặt Tổng Giám đốc để đưa ra các quyết định khi cần thiết, giám sát tiến độ công việc.

Như vậy, trên đầy là toàn bộ thông tin về vị trí Trợ lý tổng giám đốc trong công ty cần nắm rõ. Để đáp ứng những nhiệm vụ, công việc của vị trí này các bạn cần trang bị cho mình những kiến thức, kinh nghiệm chuyên môn thực tế cùng các kỹ năng mềm như kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng giao tiếp…

Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

  1. Bài viết trong lĩnh vực nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
  2. Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
  3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn.
RELATED ARTICLES

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

- Advertisment -
Google search engine

Most Popular

Recent Comments