Khi cơn bão Sandy đổ bộ vào Bờ Đông trong tuần này, đây là thời điểm thích hợp để các doanh nghiệp và công ty đánh giá kế hoạch sẵn sàng ứng phó với tình huống khẩn cấp và cập nhật kế hoạch đó nếu bạn chưa có.
Theo luật, một số người sử dụng lao động nhất định phải có một kế hoạch ứng phó khẩn cấp. Ngay cả khi doanh nghiệp của bạn không thuộc lĩnh vực bắt buộc phải có kế hoạch, thì bạn nên có sẵn một kế hoạch.
Theo báo cáo của FEMA , có tới 40% doanh nghiệp bị ảnh hưởng bởi thảm họa tự nhiên hoặc do con người gây ra không bao giờ mở cửa trở lại. FEMA khuyên thêm rằng một cuộc khảo sát do Ad Council thực hiện chỉ ra rằng gần hai phần ba (62%) số người được hỏi cho biết họ không có sẵn kế hoạch khẩn cấp cho công việc kinh doanh của mình. Cả hai số liệu này đều là những lời cảnh báo nghiêm khắc rằng đã đến lúc đảm bảo rằng bạn có một kế hoạch cập nhật có hiệu lực.
Mọi doanh nghiệp phải đánh giá loại kế hoạch nào có ý nghĩa nhất đối với họ, dựa trên các thảm họa thiên nhiên có thể xảy ra nhất sẽ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của họ, các rủi ro phổ biến, loại hình kinh doanh mà công ty của bạn tham gia và nếu có bất kỳ mối nguy vật lý nào hiện diện trên trang web.
Theo OSHA (Cơ quan Quản lý An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp) , kế hoạch khẩn cấp của bạn nên bao gồm:
1. Một phương pháp ưu tiên để báo cháy và các trường hợp khẩn cấp khác;
2. Chính sách và thủ tục sơ tán;
3. Các quy trình thoát hiểm khẩn cấp và chỉ định lộ trình, chẳng hạn như sơ đồ mặt bằng, bản đồ nơi làm việc, và các khu vực an toàn hoặc nơi ẩn náu;
4. Tên, chức danh, phòng ban và số điện thoại của các cá nhân trong và ngoài công ty bạn liên hệ để biết thêm thông tin hoặc giải thích nhiệm vụ và trách nhiệm theo kế hoạch khẩn cấp;
5. Quy trình đối với những nhân viên vẫn tiếp tục thực hiện hoặc đóng cửa các hoạt động quan trọng của nhà máy, vận hành bình chữa cháy, hoặc thực hiện các dịch vụ thiết yếu khác mà không thể tắt cho mỗi lần báo động khẩn cấp trước khi sơ tán;
6. Nhiệm vụ cứu hộ và y tế cho bất kỳ công nhân nào được chỉ định thực hiện chúng;
7. Vị trí lắp ráp được chỉ định và các thủ tục để giải trình cho tất cả nhân viên sau khi sơ tán; và
8. Một cách để cảnh báo nhân viên bao gồm cả lao động khuyết tật, để sơ tán hoặc thực hiện hành động khác.
Ngoài ra, OSHA khuyên rằng mặc dù không bắt buộc, nhưng bạn nên có một địa điểm của một trung tâm liên lạc thay thế, một vị trí an toàn trong hoặc ngoài cơ sở để lưu trữ bản gốc hoặc bản sao của hồ sơ kế toán, tài liệu pháp lý, danh sách liên hệ khẩn cấp của nhân viên và các hồ sơ thiết yếu khác và danh sách cập nhật các nhân sự chủ chốt theo thứ tự ưu tiên, để thông báo trong trường hợp khẩn cấp trong giờ tan sở.
FEMA cung cấp một Kế hoạch Ứng phó Khẩn cấp mẫu có thể được tải xuống và điền vào, hoặc được sử dụng làm mẫu để phát triển kế hoạch của riêng bạn.
Nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng hoặc lưu trữ các vật liệu nguy hiểm, bạn sẽ cần kết hợp các điều khoản trong kế hoạch khẩn cấp để xử lý các vật liệu này. Hướng dẫn cụ thể giải quyết các trường hợp khẩn cấp liên quan đến vật liệu nguy hiểm được tìm thấy trong 29 CFR Phần 1910.120 (q). Ngay cả khi doanh nghiệp của bạn không sử dụng hoặc lưu trữ các vật liệu nguy hiểm, vẫn có nguy cơ tiếp xúc với các vật liệu độc hại đến từ nguồn bên ngoài, vì vậy, sẽ là khôn ngoan khi xem xét các yêu cầu và đưa chúng vào kế hoạch ứng phó khẩn cấp của bạn.
Các quy định cụ thể của OSHA liên quan đến các khía cạnh khác nhau của việc chuẩn bị cho trường hợp khẩn cấp có thể được tìm thấy trong ấn phẩm của họ .
Tất nhiên, đào tạo nhân viên của bạn là điều cần thiết. Bạn có thể có một kế hoạch tuyệt vời bằng văn bản, nhưng nếu không ai biết kế hoạch có gì, cách thực hiện kế hoạch, hoặc thậm chí kế hoạch được lưu giữ ở đâu, thì nó sẽ trở nên vô ích. OSHA khuyến nghị tổ chức các buổi diễn tập thực hành thường xuyên để nhân viên và ban quản lý luôn sẵn sàng.
Ngoài kế hoạch ứng phó khẩn cấp, FEMA khuyến nghị các hạng mục khác nên được xem xét như một phần của kế hoạch tổng thể của bạn:
Kế hoạch truyền thông về khủng hoảng
Có kế hoạch về cách giao tiếp với nhân viên bên ngoài cơ sở, khách hàng, chính quyền ở cấp địa phương, tiểu bang và quốc gia và những người khác nếu thích hợp. Một số tổ chức có sẵn kế hoạch nhắn tin trong trường hợp xảy ra thiên tai, đây có thể là phương pháp hiệu quả nhất về mặt thời gian để liên lạc với các nhóm lớn người.
Bảo hiểm
Khi phân tích những rủi ro nào mà doanh nghiệp của bạn có thể gặp phải, điều quan trọng là phải xem xét phạm vi bảo hiểm của bạn, đảm bảo rằng hợp đồng bảo hiểm của bạn bao gồm đầy đủ các tổn thất tiềm ẩn và các khoản khấu trừ trong kế hoạch của bạn là phù hợp. Hiểu các yêu cầu theo chính sách để yêu cầu bồi thường nếu xảy ra tổn thất.
Tập tin sao lưu
Mất tất cả các tệp của bạn trong một trận hỏa hoạn hoặc thảm họa khác có thể gây thiệt hại cho doanh nghiệp của bạn. Việc duy trì các bản sao lưu của các tệp giấy và điện tử là điều cần thiết. Điều này có thể có nghĩa là quét tất cả các tài liệu nếu bạn duy trì nhiều tệp giấy. Quan trọng, sao lưu phải được duy trì bên ngoài trang web. Lưu trữ đám mây ngày càng trở nên phổ biến và điều này có thể chứng tỏ điều cần thiết cho việc duy trì doanh nghiệp của bạn.
Lập kế hoạch liên tục
Trong trường hợp xảy ra thảm họa, hoạt động kinh doanh có thể bị gián đoạn và điều này có thể ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực: gián đoạn tiện ích, hoạt động và khôi phục công nghệ thông tin, chẳng hạn như một vài lĩnh vực.
DRI International, một tổ chức phi lợi nhuận, có cách tiếp cận từng bước được đề xuất để phát triển kế hoạch kinh doanh liên tục.
Đồ tiếp tế khẩn cấp
FEMA khuyên bạn nên mang theo những vật dụng sau: nước cho mỗi người trong 3 ngày, thực phẩm không hư hỏng cho mỗi người trong 3 ngày, radio chạy bằng pin, đèn pin và pin dự phòng, bộ sơ cứu, mặt nạ chống bụi, còi, tấm nhựa và ống dẫn băng dính để trú ẩn tại chỗ, khăn giấy ẩm, túi đựng rác và dây buộc nhựa, cờ lê hoặc kìm để tắt các tiện ích, dụng cụ mở hộp và bản đồ địa phương.
Dành thời gian để lập kế hoạch trước và lập kế hoạch cho các trường hợp khẩn cấp có thể không chỉ là một yêu cầu pháp lý (tùy thuộc vào quy mô công ty của bạn) mà còn có thể chứng minh vô giá đối với sức khỏe và sự an toàn của nhân viên cũng như tương lai của doanh nghiệp bạn.
