Đối với mỗi doanh nghiệp chi phí quản lý doanh nghiệp là một trong những yếu tố cấu thành quan trọng trong hệ thống chi phí của doanh nghiệp. Đây cũng là điều mà hầu hết các nhà quản trị đều dành nhiều sự quan tâm đến nó. Vậy thế nào là chi phí quản lý doanh nghiệp là gì, bao gồm những gì, Thông tư 200/2014 quy định gì về vấn đề này.
Chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?
Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ các chi phí phát sinh trong quá trình tổ chức các hoạt động của doanh nghiệp mà họ phải bỏ ra để vận hành chính doanh nghiệp của mình. Đó là các chi phí liên quan đến quá trình quản lý, phục vụ, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn doanh nghiệp.
Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những gì?
Chi phí quản lý chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ bao gồm những khoản chi phí sau:
Tiền lương, các khoản phụ cấp, mà doanh nghiệp phải trả cho cán bộ nhân viên;
Văn phòng phẩm, vật liệu, đồ dùng, công cụ dùng cho công tác quản lý phục vụ và sửa chữa cho toàn doanh nghiệp;
Các dụng cụ đo lường, thí nghiệm các loại máy văn phòng;
Chi phí thuê văn phòng, khấu hao nhà làm việc, và tài sản cố định dùng cho bộ phận quản lý trích vào chi phí;
Các dịch vụ thuê ngoài dùng cho công tác quản lý vận hành của doanh nghiệp như: Tiền điện, nước, tiền sửa chữa các tài sản cố định của doanh nghiệp
Các khoản thuế, lệ phí mà doanh nghiệp phải nộp theo quy định như: Thuế đất, thuế môn bài, lệ phí giao thông. Tùy từng ngành nghề kinh doanh mà mỗi doanh nghiệp sẽ có những khoản phí, lệ phí nộp khác nhau;
Các khoản chi phí khác bằng tiền như: Khánh tiết, hội nghị, công tác phí;
Các khoản để bù dự phòng như: Dự phòng nợ phải thu khó đòi, không đòi được;
Những khoản chi bồi dưỡng sinh con cho lao động nữ khi họ sinh con thứ nhất và thứ hai;
Những khoản chi trả bảo hiểm thai sản đối với lao động nữ theo quy định của luật bảo hiểm;
Các khoản chi khám sức khỏe cho toàn bộ nhân viên của doanh nghiệp theo quy chế của doanh nghiệp;
Các khoản chi trợ cấp thất nghiệp và trợ cấp thôi việc cho người lao động theo quy định.
Xem thêm: Tài khoản 642 và chi phí kinh doanh
Chi phí quản lý doanh nghiệp theo thông tư 200/2014
Định mức chi phí quản lý doanh nghiệp
Định mức chi phí quản lý doanh nghiệp là việc doanh nghiệp họ quy định mức chi phí cần phải có cho hoạt động quản lý doanh nghiệp của mình. Chi phí quản lý doanh nghiệp ở đây là tổng các chi phí được dùng trong các hoạt động quản lý như: Quản lý nhân sự, quản lý sản xuất, quản lý hành chính. Đây đều là những chi phí mà doanh nghiệp họ bắt buộc phải trả nếu họ muốn duy trì hoạt động kinh doanh của mình. Mỗi doanh nghiệp sẽ có những định mức chi phí quản lý doanh nghiệp khác nhau tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp, ngành nghề mà doanh nghiệp đăng ký. Ngoài ra, định mức chi phí quản lý của mỗi doanh nghiệp sẽ thay đổi theo từng năm dựa trên sự phát triển của nhu cầu, thị trường và hoạt động của doanh nghiệp ttrong khoảng thời gian đó.
Thông thường doanh nghiệp sẽ định mức các khoản chi phí doanh nghiệp sau:
- Chi phí nhân viên quản lý: Là các khoản phải trả cho cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp, như tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của Ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp, được hạch toán thông qua tài khoản 6421;
- Chi phí vật liệu quản lý: Là những chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý của doanh nghiệp như văn phòng phẩm, vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa tài sản cố định, công cụ, dụng cụ được hạch toán thông qua tài khoản 6422;
- Chi phí đồ dùng văn phòng: Là các chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý, được hạch toán thông qua tài khoản 6423;
- Chi phí khấu hao tài sản cố định: Là những chi phí khấu hao tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp như nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trong văn phòng, được hạch toán thông qua tài khoản 6424;
- Thuế, phí và lệ phí: Là những khoản chi phí về thuế, phí và lệ phí như thuế môn bài, tiền thuê đất và các khoản phí, lệ phí khác, được hạch toán thông qua tài khoản 6425;
- Chi phí dự phòng: Là các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, được hạch toán thông qua tài khoản 6426;
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp; các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế, được tính theo phương pháp phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp; tiền thuê tài sản cố định, chi phí trả cho nhà thầu phụ, được hạch toán thông qua tài khoản 6427;
- Chi phí bằng tiền khác: Là những khoản chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các chi phí đã kể trên, như chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao động nữ, được thể hiện thông qua tài khoản 6428.
Việc định mức chi phí quản lý doanh nghiệp có vai trò quan trọng rất lớn đối với mỗi doanh nghiệp cụ thể:
(1) Nó sẽ là cơ sở giúp doanh nghiệp lập dự toán hoạt động bởi lẽ khi doanh nghiệp muốn lập dự toán chi phí đồ dùng văn phòng thì phải có định mức số văn phòng, số đồ dùng trong mỗi văn phòng;
(2) Việc định mức góp phần thông tin kịp thời cho các nhà quản lý để họ đưa ra các quyết định hàng ngày như: định giá bán các sản phẩm để từ đó sẽ chấp nhận hay từ chối một đơn đặt hàng, phân tích khả năng sinh lời đối với sản phẩm đó.
(3) Đây cũng là cách để gắn liền trách nhiệm của mỗi nhân viên trong doanh nghiệp đối với việc sử dụng tài nguyên sao cho cho hợp lý và tiết kiệm.
Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Phương thức hạch toán doanh nghiệp được quy định như sau:
- Bên Nợ:
Các chi phí quản lý kinh doanh phát sinh trong kỳ;
Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);
- Bên Có:
Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý kinh doanh;
Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);
Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.
Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ.
Tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh có 2 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 6421 – Chi phí bán hàng: Phản ánh chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong kỳ của doanh nghiệp và tình hình kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911- Xác định kết quả kinh doanh;
Tài khoản 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: Phản ánh chi phí quản lý chung của doanh nghiệp phát sinh trong kỳ và tình hình kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh.
Xem thêm: Thông tư 200
Cách tính chi phí quản lý doanh nghiệp
Để có thể tính ra chi phí quản lý doanh nghiệp buộc doanh nghiệp phải thực hiện những bước sau đây:
Bước 1: Xác định nguồn chi phí để quản lý chi phí doanh nghiệp
Bước 2: Định mức chi phí quản lý doanh nghiệp
Bước 3: Hoạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Sau khi hoàn thiện ba bước trên thì doanh nghiệp sẽ có thể tính được chi phí quản lý doanh nghiệp.
Hiện nay, các doanh nghiệp đã đưa ra các một số giải pháp để nhằm kiểm soát tốt doanh nghiệp như: Cắt giảm các khoản chi phí không quá cần thiết, xem xét kỹ lưỡng khi duyệt các khoản chi trong các dự án, các hội nghị, chương trình và liên tục nhắc nhở các nhân viên tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên cũng luôn thận trọng cân nhắc để tránh tạo ra những khoảng cách giữa nhân viên với các lãnh đạo.
Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest
- Bài viết trong lĩnh vực pháp luật được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
- Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
- Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật:1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn.
